Aspectos Chave

Formação e know how

A transmissão do know how ou Saber Fazer do franqueador aos seus franqueados é um dos aspectos mais importantes sobre o que sustenta o sistema de franquia. Mas o que é exatamente e como se transmite?

O know-how

Se uma franquia é a repetição de um êxito comercial, uma porcentagem muito alta da mesma dependerá dos métodos que se utilizem para a sua reprodução e transmissão aos franqueados. Tal é a importância e necessidade do Saber Fazer do franqueador, que a sua identificação constitui mão só um direito do franqueado, senão também uma exigência legal.

Estes conhecimentos devem identificar-se através dos manuais de negócio que reconhecem a fórmula do êxito. Portanto, não deixe que o confundam, deve ficar claro que o Saber Fazer não é algo inatingível e disso, o franqueado deve poder dispor de uma documentação à qual possa remeter-se a todo o momento, para poder efetuar qualquer consulta que necessite.

Estes documentos classificam-se de informativos e formativos:

Elementos informativo

O franqueado que decida integrar-se em uma rede de franquia deve poder aceder e todos estes documentos. Dividem-se em:

Dossiê informativo da franquia

É um documento de grande importância, é uma carta de apresentação para a franquia e uma ferramenta comercial para todos aqueles investidores que tenham interesse nela: este dossiê será portador da imagem da franquia e terá como finalidade aportar uma informação inicial básica aos potenciais franqueados. A isso se chamam as virtudes do modelo de negócio, onde também estão contidas as obrigações de cada parte, o que impede futuros mal entendidos.

Nele devem-se configurar:
- Dados identificativos da empresa franqueadora.
- Descrição do setor de atividade do negócio objeto da franquia.
- Conteúdo e características da franquia e a sua exploração
- Estrutura e extensão da rede.
- Elementos essenciais do acordo da franquia.
Além de gerar transparência na relação franqueado-franqueador, demonstrando profissionalismo e dando confiança ao franqueado.
Questionário de candidatura

Realizado e ajustado nas características do potencial candidato à franquia, aportará à Central uma vasta informação que diz respeito ao perfil pessoal, profissional e econômico do mesmo..
Folheto da franquia

Especialmente útil nas funções de expansão da rede, na seleção das referencias mais adequadas e na difusão da imagem de marca. Transmitirá uma primeira informação aos candidatos.
Documentos contratuais

Pré-contrato de franquia ou acordo de opção de compra: com a assinatura deste documento, um candidato, sem ter adquirido a condição de franqueado, já que somente se adquire com assinatura do contrato, pode reservar-se o direito da franquia em uma determinada zona de exclusividade, o que sem dúvida agilizará o trabalho de criação da rede por parte da Central.
- Contrato de franquia: este constitui o pilar básico de toda a franquia já que regulará a relação entre as partes durante a sua vigência. Este documento deverá adaptar-se às leis civis e comerciais da Colômbia.
- Manuais operativos e de imagem: nesta documentação ficam concretos todos os aspectos relativos à exploração das unidades piloto da rede, com o fim de estabelecer os parâmetros de gestão que posteriormente se transmitem aos franqueados. Os diversos manuais de negócio costumam ser habitualmente os que assinalam a continuação, podendo desenvolver-se individualmente ou em conjunto dependendo das necessidades de cada empresa e aspectos a conter
- Estrutura e organograma do manual da franquia: om este documento, o franqueado dispõe da definição e apresentação dos diversos departamentos operativos da central de franquia: técnico-comercial, compras, formação, controle, animação, etc.
- Manual do conceito empresarial: onde ficam recolhidos os principais critérios conceituais e organizacionais do negócio, de forma que constituem um excelente instrumento de apresentação e formação aos principais franqueados.
- Manual de procedimento: este manual define, entre outros aspectos, os diferentes postos de trabalho ou áreas do estabelecimento franqueado, detalhando as diversas funções correspondentes a cada um deles. Horário de abertura e fechamento, requisitos de aprovisionamento ou aspectos laborais, tais como contratação ou retribuição do pessoal, serão também temas a tratar neste Manual.
- Controle e supervisão: é necessário contar com um teste ou chek-list que facilite as funções de supervisão do estabelecimento franqueado e, portanto, a valorização da sua qualidade de gestão e adaptação à normativa operacional e de imagem da franquia.
- Marketing e gestão comercial: este manual faz referencia a todos aqueles elementos e ações, que definem as políticas comerciais empregadas na gestão diária dos pontos de venda da rede franqueada: valores diferentes dos produtos, fixação de preços, meios publicitários, ações promocionais, elementos de ajuda a venda de proteção da marca, técnicas de venda, etc.
- Manual administrativo: a sua finalidade é facilitar ao franqueado o suporte informático necessário para o desenvolvimento da atividade e estabelecer os critérios a seguir na elaboração das informações analíticas de gestão.
- Manual econômico-financeiro: este manual compõe-se tanto de informação geral da rede, como de pressupostos e estados provisionais particulares de cada novo estabelecimento da franquia: conta tipo de exploração, plano de investimentos iniciais, estados orçamentários, projeção de estados financeiros, prazos de diminuição e pontos de equilíbrio, etc.
- Manuais de normas gráficas e imagem corporativa:nele devem estar contidas as características técnicas de tudo o que está relacionado com a imagem de marca comum a toda a rede franqueada: nome comercial, logotipo-marca, tipografias, cores corporativas, etc.
- Manual de adequação e decoração de locais: este manual específica os requisitos de acondicionamento e equipamento que devem seguir-se para homogeneizar a imagem do novo estabelecimento para o resto da rede.

Material formativo

estão presentes neste material os diferentes métodos de formação empregues para a transmissão do Saber Fazer do franqueador ao franqueado. Dado que a franquia se baseia na reprodução das técnicas comerciais, operativas, econômicas e de direção-gestão de um negócio num ambiente de características previamente definidas, o franqueado deve poder receber toda a formação necessário para poder levá-lo a cabo sem nenhum problema.

A aquisição deste Saber Fazer efetua-se principalmente através de duas vias: por um lado, através dos manuais corporativos da franquia que se devem entregar e por outro, mediante a formação inicial e continuada que deve dar o franqueador.

Este processo de formação possui três fases claramente diferenciadas:

A formação do franqueado nas dependências da central de franquia.
A formação que o franqueado e o seu pessoal recebem no próprio ponto de venda.
O apoio que o franqueador prestará ao franqueado, em sua estância no estabelecimento, durante a primeira fase posta em marcha.

A formação do franqueado continuará ao longo de toda a vigência contratual através do diversos meios que colabore o franqueador, tais como cursos de reciclagem e de aplicação de novas técnicas e métodos operativos, seminários de trabalho, convenções lúdicas, envio de circulares, publicações internas e colaboração de informações úteis para a rede, assim como a assistência permanente que prestará ao franqueado na exploração do seu negócio.

A aquisição deste know-how ocorre principalmente através de duas vias: uma através dos manuais de franquia empresarial que ele deve se render e, por outro, através da formação inicial e contínua a ser fornecido pelo franqueador.

Formação

O processo de formação constitui-se desta maneira, como um dos aspectos mais valorizados dentro do sistema de franquia, e que grande parte do êxito dos franqueados dependerá dele.

Mas não é somente um requisito indispensável e fundamental no sistema de franquia, senão que a este respeito se pronuncia expressamente a normativa comunitária aplicável aos acordos da franquia.

O regulamento estabelece “que um acordo de franquia compreende a comunicação pelo franqueador ao franqueado de um know-how”. Também assiná-la “a obrigação do franqueado de assistir a fazer assistir ao seu pessoal cursos de formação organizados pelo franqueador”.

A transmissão do Know-how poderá levar-se a cabo fundamentalmente através de três vias complementarias e necessárias:

Os documentos de identificação do Know-how.
Os sucessivos processos de formação do franqueado e do seu pessoal.
Os serviços em que ficam concretos os planos assistenciais do franqueador.

A formação que tem direito a receber o franqueado não só deve consistir em adiantar-lhe o início da exploração da sua atividade. Esta formação deve prolongar-se durante toda a relação da franquia. Portanto, deve distinguir-se entre formação inicial e formação contínua.

A formação inicial terá que decorrer desejavelmente em três etapas claramente diferenciada:

Uma formação teórica referente aos aspectos relativos ao negócio e ao sistema de franquia que, no geral, se desenvolverá nas instalações da central franqueadora.
Uma formação prática para a aplicação dos conhecimentos adquiridos na fase inicial. Aqui o franqueado deve ter a possibilidade de dirigir um centro piloto, debaixo da supervisão direta do pessoal especializado do franqueador.
A assistência técnica e comercial que se poderá beneficiar o franqueado no ponto de venda, no princípio da atividade.

Para a primeira fase, formação teórica, o franqueador terá que organizar e desenvolver um programa formativo capaz de facilitar ao franqueado a suficiente informação relativa não só ao próprio conceito de negócio em si, senão também respectivamente às particularidades que identificam e personalizam a relação entre ambas as empresas.

Serão as características do setor de atividade, a complexidade e a transparência de informação e dos requerimentos operativos precisos e, como é lógico, o rigor e profissionalismo do franqueador e as atitudes do próprio franqueado, o que realmente condiciona a duração de um programa de formação de abertura.

Em relação à segunda etapa da formação inicial, a formação prática perseguirá um duplo objetivo:

O desenvolvimento das funções inerente às diversas seções ou departamentos do ponto de venda por parte do franqueado – comercial, aprovisionamento, administração, marketing, etc.
A direção supervisionada do completo funcionamento de um ponto de venda piloto, no geral, o mais próximo da localidade de implementação.

Será não oponente, com a assistência no local do franqueado, durante as primeiras etapas de funcionamento da sua nova unidade operativa, quando podem concretizar-se uma infinidade de procedimentos e submeter-se às mais que numerosas dúvidas que podem implantar-se no franqueado no decurso de uma jornada normal de trabalho.

Pode dispor da presença de pessoal especializado do franqueador em um momento tão difícil como é enfrentar a dura realidade do seu mercado, constituirá por si uma excelente conclusão da sua formação inicial.

Por último, os serviços de assistência configuram-se como realmente essenciais para a transmissão de experiências que referem e que fazem parte necessariamente de um programa de franquia.

Estes são, entre outros, os que estabelecem a continuação:

Localização das instalações.
Atribuição de áreas de influência exclusiva.
Elaboração de pressupostos de gestão.
Determinação dos stocks de abertura e segurança.
Apoio na realização de ações comerciais.
Planificação e criatividade publicitária.
Investigação do mercado.
Coordenação de campanhas globais de publicidade e promoção.
Apresentação da adequação, decoração e equipamento.
Desenvolvimento conceitual do negócio.
Sistemas de administração e gestão do negócio.

Por seu lado, a formação contínua dará o franqueador de diferentes formas:

Seminários periódicos de formação:
a permanente investigação que do mercado deverá realizar o franqueador, poderá traduzir-se na necessidade de implementar trocas técnicas ou comerciais mais ou menos importantes que deixem transladar-se a todos os pontos da cadeia.

Em definitivo, de nada servirá organizar e aplicar um excelente programa de formação ao início da relação de franquia, se as empresas franqueadoras não são capazes de manter no tempo uma estrutura capaz de garantir a oportuna preparação dos diversos encadeamentos da cadeia.

Portanto, a organização de seminários de formação será possível a transmissão das melhores que progressivamente forma experimentando o Know-how do franqueador, diga-se de passagem, tenham a sua origem em numerosas ocasiões na contribuição dos próprios franqueados.
Convenções de franqueados:
podem ser estes encontros de franqueados, regionais ou nacionais, uma excelente oportunidade para a organização de sessões de trabalho com diversos objetivos:
- Apresentação de dados gerais da rede.
- Campanhas publicitárias ou promocionais.
- Incorporação de novos produtos.
- Variações a imagem corporativa.
- Modificações de aspectos decorativos.
- Melhorias no sistema informático de gestão.
- Apresentação de grandes contas.
- Exposição de serviços externos, etc.

Os temas a tratar nestas sessões são em geral o objeto de um trabalho prévio entre o franqueador e um comitê de franqueados. Uma vez expostos os temas ao consenso de todos os franqueados da rede, se decidirá sobre a conveniência de acometê-los ou não, condições e prazos.

Seminários de formação de reciclagem: têm por objetivo a atualização de conhecimentos respectivos a certas áreas do negócio nas que mostram certas debilidades na gestão.
Informação contínua de utilidade para a rede: uma comunicação fluida entre franqueador e franqueados será um fator imprescindível para que estes últimos contenham a todo o momento com a formação mais apropriada para a cobertura das exigências do mercado. Por isso, os meios mais habituais são as circulares informativas e as publicações internas em forma de boletim informativo da rede.

Desta forma, o franqueador manterá convenientemente informado toda a sua estrutura franqueada em temas tão relevantes como:

Evolução de novas tendências de mercado.
Informação econômica da rede.
Abertura de novas lojas.
Acordos com provedores.
Novos produtos e procedimentos.
Colaboração de outros franqueados.
Negociações em curso, etc.

Como é de supor, a colaboração entre franqueado e franqueador nestes aspectos é elementar para o êxito do acordo. Sem dúvida, em todos eles se exponham as experiências adquiridas pelo franqueador com a exploração da atividade em diversos mercados e durante um período de tempo que, ao menos, deve ser relativamente grande.

Buscador de Notícias